বাংলায় কার্যবিবরণী বা রেজুলেশন লেখার নিয়ম (নমুনাসহ সহজ ৫টি ধাপে )

কার্যবিবরণী বা রেজুলেশন বা রেজোলিউশন (ইংরেজিতে- Minutes of resolution) লেখা খুব সহজ। কিন্তু সাধারনত আমাদের খুব একটা রেজুলেশন লেখার প্রয়োজন পড়ে না, তাই এটি সম্পর্কে অনেকই ভাল ধারণা রাখি না।

আপনি যদি রেজুলেশন লেখার নিয়ম বা উপায় জানতে চান, তাহলে এই নিবন্ধটি আপনার জন্য। কারন এখানে আমি ৫ ধাপে কি করে আপনি কার্যবিবরণী বা রেজুলেশন লিখে ফেলতে পারেন সেটা বর্ণনা করেছি।

চলুন শুরু করি - রেজুলেশন কি, কেন লেখা হয়, এর নমুনা ও লেখার নিয়ম বা প্রক্রিয়া...

রেজুলেশন মানে কি?

রেজোলিউশন বা কার্যবিবরণী মানে - সভার অংশগ্রহণকারী সদস্যদের দ্বারা গৃহীত এবং অনুমোদিত সিদ্ধান্তগুলির লিখিত বিবৃতি। মিটিংয়ে পৌছানো শুধুমাত্র প্রধান সিদ্ধান্তগুলোই রেজুলেশনের মিনিটে রেকর্ড করা হয়।

অন্য়ভাবে, একটি রেজোলিউশন হল একটি কর্পোরেশনের পরিচালনা পর্ষদের দ্বারা অনুমোদিত একটি কর্মের বর্ণনা করে লিখিত ডকুমেন্টেশন। কার্যবিবরণী হল একটি লিখিত দলিল যা বোর্ড মিটিং চলাকালীন পরিচালকদের দ্বারা আলোচিত আইটেমগুলি বর্ণনা করে ও গৃহীত পদক্ষেপ এবং গৃহীত রেজোলিউশনগুলি অন্তর্ভুক্ত করা হয়।

রেজোলিউশন সব ধরনের সংগঠনিক মিটিং -এর জন্য বাধ্যতামূলক। এটি পাস হলে এটি কার্যকর হয় এবং এটি কার্যকর করার জন্য কিছু উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের অনুমতি লাগে। যেমনটি আমরা কোম্পানি আইনে দেখতে পাই।

রেজুলেশন লেখার (৫টি ধাপ বা নিয়ম বা শর্ত)

একটি রেজুলেশনে লিখতে ৫টি শর্ত মানতে হয় সেগুলি একে একে বর্ণনা করা হল।

ধাপ ১ঃ তারিখ ও রেজোলিউশন ক্রমিক নাম্বার লিখুন

প্রথমত প্রতিষ্ঠানের প্যাডে তারিখ এবং রেজোলিউশন ক্রমিক নম্বর লিখতে হবে। বিদ্রঃ প্যাডে সংগঠন বা প্রতিষ্ঠানের নাম লিখা না থাকলে সেটা প্রথমে লিখে নিতে হবে, এর পরে তারিখ ও রেজোলিউশন ক্রমিক নাম্বার লিখুন।

ধাপ ২ঃ মিটিং সম্পর্কে বিস্তারিত লিখুন

এর পরের লাইনে,

• ভুমিকা লিখতে হবে (একটু ফাকা দিয়)
• সভায় কারা উপস্থিত ছিলেন,
• মিটিং এর ধরন
• সভায় গ্রহন করা সিদ্ধান্তসমূহ, ইত্যাদি লিখতে হয়।

যেমনঃ অদ্য ২০/১২/২০২৩ রোজ……(শনিবার)………..(সময়ঃ সকাল ১০ ঘটিকায়)…………(স্থানঃ অমুক ক্লাবে)…………… (সংগঠন বা প্রতিষ্ঠান প্রধানের নাম যার সভাপতিত্বে বৈঠক অনুষ্ঠিত হয়েছে)। এই সভার/বৈঠক (জনাব/ জনাবা)............... এর সভাপতিত্বে একটি ( বৈঠকের ধরনঃ গোলটেবিল, আলোচনা সভা ) অনুষ্ঠিত হয়।

ধাপ ৩ঃ বৈঠকে কী কী বিষয় আলোচনা হয়েছে সেটা লিখুন

আলোচ্য সূচি, এ অংশে বৈঠকের আলোচনার বিষয় বস্তু ধারাবাহিক ভাবে লিখতে হবে এর পরে যে যে সিদ্ধান্ত গ্রহন করা হয়েছে সেটা লিখুন। যেমনঃ উক্ত বৈঠকে নিম্নোক্ত বিষয়ে আলোচনা করা হয়... ... ...

ধাপ ৪ঃ বৈঠক পরিচালনাকারী ও বৈঠকের উপস্থিত গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিদের সাক্ষর নিতে হবে

সভায় উপস্থিত সকলের নাম পদবীসহ ধারাবাহিক ভাবে লিখে স্বাক্ষর নিয়ে নিতে হবে। এখানে উল্লেখ্য যে উপস্থিত বা অনুপস্থিত সকলের নামের তালিকা রাখতে হবে। সেক্ষেত্রে, বৈঠকে অনুপস্থিত ব্যক্তিদের নামের পাশে X বা ক্রস চিহ্ন দিতে পারেন এবং উপস্থিত ব্যক্তিদের স্বাক্ষর নিতে নিতে পারেন।

বিঃদ্রঃ সভায় উপস্থিত সদস্যবৃন্দ নাম ধাপ ২ এর আগে ও ধাপ ১ এর পরেও দেয়া যেতে পারে। তবে সেক্ষেত্রে কর্তাব্যক্তির সাক্ষর রেজুলেশনের শেষে নিতে হবে।

ধাপ ৫ঃ আলোচ্য বিষয়াদির ভিত্তিতে গৃহীত সিদ্ধান্ত লিপিবদ্ধ করতে হবে

আলোচনা পূর্বক যে সিদ্ধান্ত গ্রহন করা হয় সেগুলি একটি একটি করে নাম্বার দিয়ে লিখতে হবে।

যেমনঃ

সভায় নিম্নোক্ত সিদ্ধান্ত গ্রহন করা হয়

১/...

২/...

অথবা টেবিল বা ছক আঁকে দিতে পারেন।

যেমনঃ

কার্যবিবরণী বা রেজুলেশনের নমুনা

তারিখঃ ২০/১২/২০২৩
রেজু. নংঃ ২১৪৫৭

বাংলা কোর্স এর সাফল্য

২০২৪ সালে বাংলা কোর্স-এঁর টার্গেট

আলোচ্য বিষয়ঃ

• বাংলা কোর্স এর সাফল্য
• ২০২৪ সালে বাংলা কোর্স-এঁর টার্গেট
• নতুন কর্মী নিয়োগ ইত্যাদি

অদ্য……….. (২০/১২/২০২৩) রোজ বুধবার সকাল ১০ ঘটিকায় বাংলা কোর্সে একাডেমী ভবনে, প্রতিষ্ঠানটির প্রধান জনাব, লুতফর রাহমান এর সভাপতিত্বে বৈঠক অনুষ্ঠিত হয়েছে।

১নং আলোচ্যসূচি অনুযায়ী পূর্ববর্তী সভায় আলোচিত বিষয় পাঠ করার মাধ্যমে সভা শুরু হয়, ও জনাব সভাপতি তা যাচাই পূর্বক অনুমোদন করেন।

এই বৈঠক এর জনাব আনিসুল হক, (ডিপার্টমেন্ট প্রধান রাইটার টিম) - লেখার মান উন্নায়নে মাসিক ট্রেনিং অনুষ্ঠিনের ও ভাল লেখকদের মূল্যায়নের জন্য সুপারিশ করেন ও উপস্থিত সকলের মতামত চান। এ ব্যাপারে বিস্তারিত আলোচনার পর সিদ্ধান্ত গৃহনের তারিখ হিসেবে আগামী __/___/____ ইং তারিখ ধার্য করা হয়।।

উক্ত বৈঠকে নিম্নোক্ত জনাব সভাপতি, ২০২৪ সালে বাংলা কোর্স-এঁর টার্গেট ও নতুন কর্মী নিয়োগের বিষয়ে আলোচনা করেন ও সকলের মতামত চান।

এবং, আলোচনা পূর্বক নিম্নোক্ত সিদ্ধান্ত গ্রহন করা হয়

• ২০২৪ সালে আমারা ১০ লাখ মানুষকে আইটি শিক্ষা দিবে,
• নতুন ২ জন লোক নিয়োগ করবো ইত্যাদি,
• ...

আরও ফরম্যাট পেতে ভিজিট করুনঃ মসজিদের রেজুলেশন লেখার নমুনা

রেজোলিউশনের প্রকারভেদ

১. সাধারণ রেজোলিউশন

এই ধরণের রেজোলিউশনের নিম্নলিখিত বৈশিষ্ট্য রয়েছে:

• এটি সবচেয়ে বেশি ব্যবহিত রেজোলিউশন। সমিতির সাধারণ বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য এই ধরনের রেজোলিউশন প্রয়োজন।
• এটি সাধারণ সংখ্যাগরিষ্ঠ ভোটে এমনকি একটি ভোটের ব্যবধানে পাস করা যেতে পারে। এটি চেয়ারম্যানের কাস্টিং ভোট দ্বারা সিদ্ধান্ত গৃহীত হতে পার।
• এই জাতীয় রেজোলিউশন পাস করার আনুষ্ঠানিকত বিশেষ রেজোলিউশনের মতো এত কঠোর নয়।

২. বিশেষ রেজোলিউশন

এই ধরণের রেজোলিউশনের নিম্নলিখিত বৈশিষ্ট্য রয়েছে:

• এটি পাস করার জন্য একটি নির্দিষ্ট ভোটের ব্যবধানের প্রয়োজন। যেমন—দুই-তৃতীয়াংশ সংখ্যাগরিষ্ঠ বা তিন-চতুর্থাংশ সংখ্যাগরিষ্ঠ। প্রতিটি অ্যাসোসিয়েশন তার উপ-আইনে উল্লেখ করে যে মার্জিন কী হবে। বিধিবদ্ধ নিয়মও থাকতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, কোম্পানি আইন বলে যে উপস্থিত সদস্যদের মধ্যে তিন-চতুর্থাংশ সংখ্যাগরিষ্ঠ থাকবে (ব্যক্তিগতভাবে বা প্রক্সি দ্বারা) এবং ভোটদান। আমাদের সংবিধান অনুযায়ী, সংসদের সকল সদস্যের দুই-তৃতীয়াংশ সংখ্যাগরিষ্ঠতার দ্বারা সংবিধানের যেকোনো অনুচ্ছেদ পরিবর্তন করা যেতে পারে।
• (এই ধরনের রেজোলিউশনগুলি প্রয়োজনীয় যখন সংস্থার গঠনতন্ত্রকে প্রভাবিত করে এমন কোনও সিদ্ধান্ত নিতে হয়, যেমন, সংস্থার বিষয়গুলি পরিবর্তন করা
• এই ধরনের রেজোলিউশন সাধারণত প্রয়োজনীয় নয়।
• উদ্দেশ্যের জন্য কঠোর আনুষ্ঠানিকতা অনুসরণ করা হতে পারে (যেমন কোম্পানি আইনে পাওয়া যায়)।